Como usar o Metafiscal

1. Primeiros passos

O Metafiscal tem três áreas, cada uma com o próprio menu:

• Escritório: a equipe do escritório contábil cadastra as empresas, acompanha impostos, notas, documentos e solicitações.
• Portal do cliente: o dono da empresa (e quem ele convidar) vê guias, impostos, documentos e conversa com o escritório.
• Plataforma: a administração do Metafiscal (Progesti) acompanha todos os escritórios.

Para começar, o administrador do escritório:

1. Entra em Configurações e confere nome, CNPJ, cor e logo do escritório.
2. Convida a equipe em Equipe, marcando os departamentos de cada pessoa (Fiscal, Contabilidade, RH, Operacional). Quem é do Fiscal pode atualizar impostos e capturar notas.
3. Cadastra as empresas clientes (veja o próximo tópico).

Ative a verificação em duas etapas (aplicativo autenticador) em Minha conta; a plataforma pode torná-la obrigatória.

2. Empresas clientes

1. Em Empresas clientes → Nova empresa, digite o CNPJ: razão social, endereço e CNAE são preenchidos pela consulta pública.
2. Na aba Regimes, informe o regime tributário e a data de início (MEI, Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real). O regime decide quais impostos o sistema acompanha: DAS para MEI e Simples, DCTFWeb para os demais.
3. Na aba Dados, preencha a inscrição municipal (necessária para buscar o histórico de NFS-e na prefeitura; se ficar em branco, o sistema tenta descobrir pelas notas).
4. Em Responsáveis, escolha quem do escritório cuida da empresa em cada departamento. Avisos do fiscal (DAS, caixa postal) vão para o responsável fiscal.
5. Em Portal do cliente, convide o dono da empresa como gestor.

3. Certificado digital A1 (e-CNPJ)

O certificado A1 da empresa (arquivo .pfx ou .p12 e a senha) é o que permite ao sistema buscar as notas fiscais nos ambientes nacionais e assinar o termo de autorização do SERPRO.

1. Abra a empresa → aba Certificado A1 → Enviar certificado.
2. Escolha o arquivo e digite a senha. O sistema confere se o certificado é do CNPJ da empresa e se está dentro da validade.

O certificado fica cifrado no banco; a senha nunca aparece de novo na tela. Cada uso do certificado fica registrado (quando, por quem e para quê). O sistema avisa 30, 15 e 7 dias antes do vencimento.

Só certificados A1 funcionam. O A3 (cartão ou token) não pode ser usado por um sistema na nuvem.

4. Procuração e termo de autorização (SERPRO)

Os serviços da Receita (DAS, DCTFWeb, situação fiscal, caixa postal) são consultados pelo SERPRO Integra Contador, contratado pela Progesti. A Receita só responde se houver autorização da empresa. Há dois caminhos:

Caminho 1 — automático, com o A1 da empresa (recomendado)

Se a empresa tem o certificado A1 no cofre, o sistema assina com ele um termo de autorização para a Progesti. Com isso a própria empresa é a autora das consultas e todos os serviços funcionam, sem procuração. Não é preciso fazer nada: o termo é gerado na primeira consulta e renovado sozinho.

Caminho 2 — procuração eletrônica no e-CAC

Sem o A1 no sistema, o dono da empresa faz uma procuração eletrônica uma única vez:

1. Entra no e-CAC com o certificado da empresa (ou gov.br nível prata/ouro do responsável).
2. Vai em Senhas e Procurações → Cadastro, Consulta e Cancelamento - Procuração para e-CAC → Cadastrar procuração.
3. Em outorgado, informa o CNPJ 05.626.173/0001-33 (Progesti) ou o CNPJ do escritório, conforme o escritório indicar.
4. Marca Todos os serviços (equivale a plenos poderes para os serviços do e-CAC) e prazo de 5 anos.
5. Assina e confirma.

O sistema verifica a procuração toda semana e avisa se ela faltar, estiver incompleta ou vencer. A situação aparece em Procurações SERPRO e no portal do cliente, em Procuração, com o passo a passo.

A Receita não permite que um sistema crie a procuração: ela é sempre feita pela própria empresa no e-CAC. Por isso o caminho 1 (A1 no cofre) é o mais simples.

5. Monitor fiscal

Menu Monitor fiscal: uma linha por empresa, com a competência escolhida (padrão: mês anterior).

• DAS (Simples e MEI): declarado? gerado? pago? Valor e vencimento. Baixa a declaração do PGDAS-D, o recibo, o DAS a pagar e o extrato do DAS pago.
• DCTFWeb (Presumido, Real e Simples com empregados): guia (DARF) e recibo.
• Situação fiscal: relatório da Receita e PGFN (certidão de pendências).
• Caixa postal: mensagens novas no e-CAC.

Botões:

• Atualizar (na linha): consulta a empresa agora. Cada serviço pode ser atualizado no máximo uma vez por hora (cada consulta é cobrada).
• Atualizar todas: mostra antes o custo máximo estimado; o que já está resolvido (pago, sem valor, relatório de hoje) não é consultado de novo.
• Ícone de pasta: abre os PDFs e a caixa postal da empresa.

Todos os PDFs também ficam em Documentos e no portal do cliente.

6. Caixa postal do e-CAC

O sistema verifica todo dia, de graça, se há mensagens novas e avisa o responsável fiscal com o assunto delas (as relevantes em destaque).

Atenção: abrir uma mensagem registra ciência da intimação na Receita — a partir daí correm os prazos. Por isso o sistema nunca abre mensagens sozinho: só quando alguém da equipe clica em Abrir e confirma. Fica registrado quem abriu e quando.

7. Notas fiscais (NFS-e e NF-e)

Menu Notas fiscais. Para cada empresa com certificado A1, o sistema busca a cada 2 horas:

• NFS-e — Ambiente Nacional: notas de serviço emitidas e tomadas, com cancelamentos.
• NFS-e — Prefeitura de Campinas: o histórico de 5 anos das notas emitidas, do sistema municipal (inclui as anteriores à adesão ao padrão nacional). Exige a inscrição municipal.
• NF-e — SEFAZ: notas de produto em que a empresa é destinatária (compras). A SEFAZ guarda só os últimos 90 dias e só começa a contar a partir da primeira consulta; por isso cadastre o certificado o quanto antes.

Na tela dá para filtrar por empresa, tipo, emitidas/recebidas, competência e texto, baixar o XML de cada nota e exportar um ZIP com os XMLs filtrados.

Histórico que os ambientes não entregam

NF-e com mais de 90 dias, notas tomadas antigas e notas de outros municípios não têm consulta oficial. Use Importar XMLs: envie os arquivos XML ou um ZIP (até 25 MB por vez). Notas repetidas não duplicam e notas de outras empresas são ignoradas.

Os ambientes nacionais (NFS-e e NF-e) não aceitam procuração: sem o certificado A1 da própria empresa (ou de matriz/filial) não há captura.

8. Planejamento tributário

Menu Planejamento tributário (ou o botão Planejamento na empresa). O sistema soma o faturamento dos últimos 12 meses pelas notas emitidas e autorizadas e estima o imposto anual em cada regime:

• Simples Nacional, no anexo certo. Para atividades sujeitas ao Fator R (TI, consultoria, engenharia…), mostra quanto de pró-labore leva a empresa do Anexo V para o III e se a economia compensa o INSS e o IR a mais dos sócios.
• Lucro Presumido: IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, ISS e INSS patronal.
• Lucro Real: com as despesas e créditos de PIS/COFINS informados.

Informe salários, pró-labore, despesas, ISS do município e a atividade. O resultado destaca o regime de menor imposto e quanto a empresa economizaria por ano.

Faturamento e RBT12

A primeira aba mostra o faturamento mês a mês pelas notas emitidas (serviços e produtos, canceladas à parte), o RBT12 de cada mês (receita dos 12 meses anteriores, proporcional para empresa com menos de um ano), o acumulado do ano (RBA), a faixa e a alíquota do Simples, o DAS estimado e o declarado no PGDAS-D (lido dos PDFs baixados pelo SERPRO), a diferença entre notas e declaração, variação mensal e anual, clientes e concentração, limites (sublimite de 3,6 mi e limite de 4,8 mi) e a projeção do ano. Gráficos, impressão e exportação para Excel (CSV).

Vender produtos

A aba Vender produtos simula a empresa de serviços começando a vender mercadorias e compara 7 caminhos: uma empresa só (Simples com Fator R de 28%, Simples sem Fator R, Presumido, Real) ou uma segunda empresa só para o comércio (no Simples, Presumido ou Real). Informe a venda anual de produtos, a margem bruta, o lucro líquido mínimo desejado, o número de sócios, salários (férias, 13º e FGTS entram sozinhos) e custos fixos.

• Sobra para os sócios: o que fica depois de mercadorias, tributos, INSS/IRPF sobre o pró-labore, folha e custos. O maior valor é o melhor caminho.
• Margem bruta mínima: quanto o preço precisa ficar acima do custo para atingir o lucro líquido desejado. Quanto menor, mais competitivo o preço.
• Atenção ao Fator R: ele é calculado sobre toda a receita. Vendendo produtos na mesma empresa, o pró-labore precisa crescer junto para manter os 28%.

Os gráficos mostram para onde vai o dinheiro e como o melhor caminho muda conforme as vendas crescem. Use Imprimir relatório para gerar o PDF.

É uma estimativa para apoiar a decisão. A troca de regime tem prazos (o Simples é escolhido em janeiro) e outros efeitos: confira com o contador antes de mudar.

9. Sócios e funcionários

Menu Sócios e funcionários. Escolha a empresa e use as abas:

• Resumo: custo mensal total (funcionários, pró-labore e custos fixos), gráfico da composição, quadro societário com o percentual de cada sócio, pró-labore do mês com INSS 11%, IRRF e líquido, e alertas (férias vencendo, pró-labore abaixo do mínimo).
• Sócios: dados de qualificação (usados no contrato), quotas, administrador e pró-labore.
• Funcionários: salário, dependentes e custo mensal com as provisões de férias (1/12 + 1/3) e 13º (1/12), FGTS e, fora do Simples, INSS patronal. O botão ☀ Férias mostra cada período aquisitivo, até quando as férias precisam começar e se já venceram (pagamento em dobro).
• Custos fixos: aluguel, contabilidade, sistemas… marque os que dão crédito de PIS/COFINS no Lucro Real.
• Alterações contratuais: monta a minuta da alteração do contrato social (entrada ou saída de sócio, cessão de quotas, aumento de capital). Informe o quadro depois da alteração e o sistema escreve as cláusulas, a tabela de capital e as assinaturas.

Fluxo da alteração: minuta → revisão → assinatura → registro na Junta Comercial → marcar Registrada (o quadro de sócios é atualizado) → atualizar o quadro de sócios do CNPJ na Redesim.

Esses números entram sozinhos na simulação Vender produtos do planejamento. A folha oficial (holerites, eSocial, guias) continua no sistema de folha.

10. Contabilidade

Menu Contabilidade. Cada empresa recebe um plano de contas padrão (editável) e o sistema faz os lançamentos sozinho, mês a mês:

• Notas emitidas: clientes × receita de serviços ou de vendas. Notas recebidas: serviços de terceiros ou mercadorias × fornecedores.
• DAS: o valor declarado no PGDAS-D (lido do PDF baixado pelo SERPRO) ou, sem a declaração, o estimado pelas notas.
• Folha e pró-labore (de Sócios e funcionários): salários, INSS e IRRF retidos, provisões de férias e 13º, FGTS e INSS patronal. Custos fixos cadastrados.
• Baixa automática: recebimentos e pagamentos lançados contra a conta Bancos nas datas usuais (desligue quando passar a conciliar o extrato).

Saldos de abertura (capital, bancos, imobilizado) e o que não tem nota entram como lançamento manual. Relatórios: Balancete, DRE mês a mês com gráfico, Balanço (com conferência de fechamento), Razão e a lista de lançamentos. Período fechado até trava os meses já entregues.

Domínio: em Exportar, baixe o TXT e importe em Utilitários → Importação → Importação Padrão → Leiaute Domínio Sistemas com Separador. Informe antes, no plano de contas, o código reduzido de cada conta no Domínio. Faça a primeira importação num mês de teste.

Gerar de novo um mês refaz só os lançamentos automáticos dele; os manuais ficam. Folha e custos fixos usam o cadastro atual, então ajuste o cadastro antes de gerar meses antigos.

11. Rotinas automáticas

Em Configurações → Rotinas automáticas o administrador liga ou desliga cada rotina do escritório:

12. Portal do cliente

O dono da empresa entra pelo mesmo endereço do escritório e vê:

• Impostos: DAS e DCTFWeb dos últimos meses (situação, valor, vencimento e a guia para baixar), a situação fiscal e o assunto das mensagens não lidas da Receita.
• Documentos: guias, relatórios e tudo o que o escritório publicar; ele também envia documentos.
• Solicitações: conversa com o escritório por assunto.
• Procuração: situação e passo a passo da procuração no e-CAC.
• Colaboradores: o gestor convida outras pessoas e escolhe o que cada uma vê (guias, relatórios, procuração, envio de documentos).

13. Custos do SERPRO

Cada consulta ao SERPRO é cobrada da Progesti (faixa inicial): consulta R$ 0,24, emissão R$ 0,32. São gratuitas a verificação de mensagens novas da caixa postal e o pedido do relatório de situação fiscal. Respostas "sem procuração" também são cobradas — por isso o sistema só consulta quando a autorização cobre o serviço.

Exemplo: o DAS de uma empresa do Simples custa cerca de R$ 0,56 a R$ 0,80 por mês (consulta, recibo e guia). O consumo do mês aparece para a plataforma em Procurações SERPRO → Consumo.

A captura de notas fiscais (Ambiente Nacional, SEFAZ e prefeitura) não tem custo.

14. Segurança e LGPD

• Os dados de cada escritório ficam isolados no banco (um escritório nunca vê dados de outro).
• Certificados, senhas e tokens ficam cifrados e nunca aparecem em registros.
• Toda ação importante fica na Auditoria (quem, quando, o quê), e os acessos em Acessos.
• Na aba Dados e encerramento da empresa, o administrador exporta tudo (ZIP com dados, documentos e XMLs das notas) e encerra a empresa: certificados, procurações, apurações e mensagens são apagados; as notas fiscais ficam guardadas pelo prazo legal.

15. Perguntas frequentes